Der Versand einer E-Mail an alle Mitarbeiter/innen ist technisch kein Problem. Die Unternehmensleitung und meist auch die Personalabteilung besitzen und nutzen einen derartigen Verteiler. Betriebsräten wird jedoch gelegentlich unterstellt, dass sie über diesen Verteiler eine unkontrollierbare Möglichkeit erhalten würden, die Belegschaft aufzuwiegeln, zu Streikmaßnahmen aufzurufen etc. Daher wird ihnen bisweilen untersagt, den Verteiler "an alle" zu verwenden. Die in einem Betrieb zuständige Gewerkschaft kann sich an die betrieblichen E-Mail-Adressen der Arbeitnehmer mit Informationen und Werbung wendet. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber den Gebrauch der Adresse für private Zwecke verboten hat. Dies gilt jedenfalls dann, wenn der E-Mail-Versand nicht zu nennenswerten Störungen und Belastungen des Betriebsablaufs führt (BAG, Urteil v. 20.01.2009, Az. 1 AZR 515/08).

Aus dem Bereich der Personalräte gibt es zu diesem Thema ein Urteil des Oberverwaltungsgerichts (OVG) Hamburg, das auch für Betriebsräte in dieser Frage richtungsweisend sein kann. In dem Fall wollte ein Personalrat eine E-Mail an alle Mitarbeiter senden, konnte dieses technisch jedoch nur über die Dienststelle bewerkstelligen. Die Dienststelle weigerte sich, wegen des Inhalts (Informationen zu Streikaktionen) die E-Mail weiterzuleiten. Das OVG stellte mit seiner Entscheidung fest, dass der Personalrat den E-Mail-Verteiler "an alle" nutzen darf und dass dem Arbeitgeber kein Recht auf Zensur zusteht. Weil in dieser Dienststelle der größte Teil der dienstlichen Kommunikation per E-Mail abgewickelt wird und keine erkennbaren Kosten dadurch entstehen, kann dem Personalrat dieser Weg nicht verwehrt werden. Die Revision beim Bundesverwaltungsgericht ist zugelassen worden, so dass dieses Urteil noch nicht rechtskräftig ist.(Hamb. OVG, Beschluss vom 07.03.2008, Az. 8 Bf 233/07.PVL)

Das BAG stellt klar, dass der Betriebsrat beschließen darf, allen Mitgliedern eine E-Mail-Adresse einrichten zu lassen. Sofern der Arbeitgeber dadurch nicht mit hohen Kosten belastet wird, ist es z. B. für die Vorbereitung von Betriebsratssitzungen und für Kontakte mit Externen sinnvoll, dass jedes Mitglied eine eigene E-Mail-Adresse besitzt (BAG, Beschluss vom 14.07.2010, Az. 7 ABR 80/08).

Einzelne Betriebsratsmitglieder dürfen jedoch nicht über einen Mail-Account, der ihnen für die Betriebsratsarbeit eingerichtet wurde, Streikaufrufe der Gewerkschaft verbreiten. Das Recht auf gewerkschaftliche Betätigung von Funktionsträgern nach § 74 Abs. 3 BetrVG steht dem nicht entgegen (LAG Berlin-Brandenburg, Beschluss v. 31.01.2012, Az. 7 TaBV 1733/11).