Die Jahresabschlüsse und Lageberichte von mittleren und großen Kapitalgesellschaften unterliegen der gesetzlichen Pflicht zur Prüfung durch einen Abschlussprüfer (§ 316 HGB). Die gesetzliche Prüfungspflicht gilt auch für sämtliche Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte. Die Prüfung richtet sich darauf, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und ergänzender Bestimmungen von Gesellschaftsvertrag oder Satzung sicherzustellen (§ 317 HGB). Der Abschlussprüfer gibt also z. B. kein Urteil über die Qualität der Geschäftsführung oder die Wirtschaftskraft des Unternehmens ab. Vielmehr hat er zu prüfen, ob die Geschäftsbücher ordnungsgemäß geführt wurden, die Zahlen des Abschlusses regelgerecht aus den Büchern und Konten der Gesellschaft abgeleitet und die Standards der Rechnungslegung eingehalten wurden. In seinem schriftlich zu erstattenden Prüfungsbericht nimmt er auch Stellung zur Darstellung der wirtschaftlichen Lage und zur Fortbestehensprognose im Lagebericht des Unternehmens (§ 321 HGB).

Der Abschlussprüfer wird vom Aufsichtsrat beauftragt und erstattet seinen Bericht an ihn. Zusätzlich zum schriftlichen Prüfungsbericht gibt er auch einen mündlichen Bericht in der bilanzfeststellenden Sitzung des Aufsichtsrats ab (§ 171 AktG). Da Abschlussprüfer häufig auch beratend im Unternehmen tätig sind, hat der Aufsichtsrat u. a. darauf zu achten, dass es hier nicht zu Interessenkonflikten kommt.

Handbuch Aufsichtsratspraxis Rnr. 662 ff.

Bei Organmitgliedern von Kapitalgesellschaften gibt es zwei Rechtsverhältnisse zur Gesellschaft: die Bestellung als Organmitglied und die Anstellung, mit der die schuldrechtlichen Verhältnisse geregelt werden. Die Rechtsverhältnisse können unterschiedliche Schicksale haben; vorrangig ist die Bestellung.

Für die Bestellung ist in allen Rechtsformen unter dem MitbestG und den Montangesetzen mit Ausnahme der KGaA das Aufsichtsratsplenum zuständig. Bei den GmbH und den Genossenschaften unter den DrittelbG kann ihm diese Kompetenz nur durch Satzungsregelung übertragen werden. Im MitbestG ist im Bemühen um eine kooperative Entscheidung des Aufsichtsrats ein besonderes Verfahren vorgesehen, das gegebenenfalls mehrere Abstimmungen und eine Vermittlung durch den entsprechenden Ausschuss umfasst. Nur im Bereich des MontanmitbestG gibt es bei der Bestellung des Arbeitsdirektors praktisch ein Vetorecht der Arbeitnehmerseite. Problematisch ist, wenn Teile des Aufsichtsrates schon eine Auswahl auf einen Kandidaten getroffen haben. Hier ist eine gemeinsame Meinungsbildung des Aufsichtsrates unter Wahrung der Vertraulichkeit in dieser für die Führung des Unternehmens so zentralen Frage herbeizuführen.

Zu bedenken sind bei der Bestellung die Größe des Gesamtorgans und die Bestelldauer (maximal 5 Jahre). Auch für den Widerruf der Bestellung (aus wichtigem Grund) ist der Gesamtaufsichtsrat zuständig. Das Verfahren ist praktisch spiegelbildlich zur Bestellung zu durchlaufen.

In allen Fällen, in denen der Aufsichtsrat gesetzlich für die Bestellung zuständig ist, ist er es auch für die Anstellung (im Bereich des DrittelbG also wiederum nur durch Satzungsregelung). Soweit der Aufsichtsrat für die Anstellung zuständig ist, kann er die Regelung der Einzelheiten einem Ausschuss zur Entscheidung übertragen (siehe § 107 Abs.3 AktG). Seit 2002 hat der Ausschuss über das Ergebnis jedoch gegenüber dem Gesamtaufsichtsrat zu berichten (§ 107 Abs. 3 a. F. AktG). Bei der Festsetzung der Bezüge ist auf ein angemessenes Verhältnis zwischen den Aufgaben und der Lage der Gesellschaft zu achten; dies gilt insbesondere für alle erfolgsabhängigen Elemente (Einzelheiten hierzu sieht der Corporate Governance Kodex in Ziffer 4.2 vor). Der Anstellungsvertrag endet durch Zeitablauf, Vereinbarung oder Kündigung aus wichtigem Grunde. Alle Beendigungen sind nachrangig gegenüber dem Widerruf der Bestellung, dürfen also nur in Abhängigkeit von dieser erfolgen.

Handbuch Aufsichtsratpraxis Rnr. 596 ff.

Er wird im Bereich des Montanmitbestimmungsgesetzes und des Mitbestimmungsgesetzes (Ausnahme: KGaA) als gleichberechtigtes Mitglied des Vorstands bzw. der Geschäftsführung vom Aufsichtsrat bestellt. Er ist in erster Linie für das Personal- und Sozialwesen zuständig. Diese Zuständigkeit kann auch durch die Geschäftsordnung des Vorstandes nicht abbedungen werden. Nach der Intention des Gesetzgebers wird er vom besonderen Vertrauen der Belegschaft und der Gewerkschaften getragen. Dementsprechend kann er im Montanbereich nicht gegen die Stimmen der Mehrheit der Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat gewählt werden (§ 13 Abs. 1 Satz 2 MontanMitbestG). Im Geltungsbereich des Mitbestimmungsgesetzes (§ 33 MitbestG) gibt es ein solches Vetorecht der Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat dagegen nicht.

Handbuch Aufsichtsratspraxis Rnr. 612ff., 642ff.

Das Audit Committee (auch Prüfungsausschuss) ist eigentlich ein Gremium der US-amerikanischen Aktiengesellschaft. Es prüft den Konzernabschluss des Unternehmens, arbeitet mit dem externen Abschlussprüfer zusammen und soll so die Integrität der Darstellung im Jahresabschluss gegenüber dem Kapitalmarkt sicherstellen. Diese Funktionen hat im deutschen Recht der Aufsichtsrat als Gesamtgremium.

Aber auch in einigen deutschen Aufsichtsräten gibt es bereits eine Tradition in der Bildung von Bilanzausschüssen. Diese dienen aber regelmäßig nur zur vertieften Analyse der Jahres- bzw. Konzernabschlüsse. Sie haben lediglich vorbereitende und unterstützende Aufgaben. Die eigentliche Prüfungstätigkeit und die Billigung der Abschlüsse obliegt dem gesamten Aufsichtsrat. Dies ist schon deshalb notwendig, weil das eine der herausgehobenen Pflichten des Aufsichtsrats ist und andererseits jedes einzelne Mitglied des Aufsichtsrats individuell Verantwortung für die korrekte Darstellung der wirtschaftlichen Lage der Gesellschaft bzw. des Konzerns nach außen trägt. Dieser Verantwortung kann es sich auch nicht durch die - zulässige - Bildung eines Prüfungsausschusses entziehen, der vertieft im Vorfeld der bilanzfeststellenden Sitzung des Aufsichtsrats tätig wird und Entscheidungen des Aufsichtsrats z. B. zur Beauftragung des Abschlussprüfers vorbereitet. Im Rahmen dieser weit reichenden Verantwortung hat jedes einzelne Aufsichtsratsmitglied den Abschluss gewissenhaft selbst zu prüfen.

Die Ergebnisse der Prüfung sind durch Diskussion im gesamten Aufsichtsrat zu erhärten. Der gesetzliche Abschlussprüfer ist in diesem Zusammenhang als "verlängerter Arm" des Aufsichtsrats zu sehen. Er soll prüfen, ob bei der Aufstellung des Abschlusses die formalen und gesetzlichen Vorschriften eingehalten wurden. Der Aufsichtsrat ist dagegen für die inhaltliche Prüfung der Abschlüsse zuständig.

Handbuch Aufsichtsratspraxis Rnr. 667

Arbeitshilfe:
Die Beauftragung des Abschlussprüfers durch den Aufsichtsrat Download und Bestellmöglichkeit

Der Aufsichtsrat kann aus seiner Mitte einen oder mehrere Ausschüsse einsetzen, um in kleinerem Kreis seine Verhandlungen oder Beschlüsse vorzubereiten oder die Ausführung seiner Beschlüsse zu überwachen (§ 107 Abs. 3 AktG). Die Entscheidung hierüber trifft er allein. Arbeitnehmervertreter sollten darauf achten, in diesen Gremien angemessen vertreten zu sein. Hinsichtlich der Zulässigkeit der Übertragung von Entscheidungsbefugnissen auf Ausschüsse sind dem Aufsichtsrat gesetzlich Grenzen gesetzt (siehe § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG). Außerdem ist daran zu denken, die Arbeit des Plenums nicht zu entleeren. Gesetzlich vorgeschrieben ist lediglich der sog. Vermittlungsausschuss gem. § 27 Abs. 3 MitbestG. Der Deutsche Corporate Governance Kodex empfiehlt in Ziffer 5.3.2. die Einrichtung eines Prüfungsausschusses. Üblich ist zudem die Einrichtung von Personalausschüssen.

Handbuch Aufsichtsratspraxis Rnr. 376-392

Arbeitshilfe:
Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats
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Ein Aufsichtsratsbeschluss kommt wirksam zustande, wenn der Aufsichtsrat beschlussfähig ist und die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen einen Antrag unterstützt. Ist die Beschlussfähigkeit weder durch Satzung noch durch Gesetz geregelt, so ist sie gem. § 108 AktG gegeben, wenn mindestens die Hälfte der Mitglieder (§ 28 MitbestG), aus denen der Aufsichtsrat nach Gesetz oder Satzung insgesamt zu bestehen hat, zumindest aber drei Mitglieder, an der Beschlussfassung teilnehmen. Die Abstimmung erfolgt offen. Für die Mehrheit der Stimmen gilt im Bereich des MitbestG die Besonderheit, dass bei Stimmengleichheit, die auch in einem zweiten Wahlgang gegeben ist, der Aufsichtsratsvorsitzende eine Doppelstimme einsetzen kann (§ 29 Abs. 2 MitbestG). Abgesehen davon ist bei Stimmengleichheit ein Antrag abgelehnt. Abwesende Aufsichtsratsmitglieder können dadurch an der Beschlussfassung teilnehmen, dass sie schriftliche Stimmabgaben überreichen lassen.
Fernmündliche, schriftliche oder andere vergleichbare Formen der Stimmabgabe (also ohne Sitzung) sind unter den Voraussetzungen von § 108 Abs. 4 AktG möglich.

Handbuch Aufsichtsratspraxis Rnr. 431ff.

Arbeitshilfe:
Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats
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Der Begriff kommt aus dem Angloamerikanischen und wird meist mit "Unternehmensverfassung" und "Unternehmenskontrolle" umschrieben. Er meint in erster Linie die Herrschafts- und Verwaltungsstrukturen in Kapitalgesellschaften. Heute wird international von Corporate Governance geredet, wenn es um die rechtliche und tatsächliche Verteilung der Aufgaben zwischen Aufsichtrat, Vorstand und Eigentümern geht. Eine optimale Verteilung der Aufgaben, also eine gute Corporate Governance, soll den Erfolg eines Unternehmens sichern und Vertrauen in das Unternehmen schaffen. Bilanzskandale und feindliche Übernahmen haben die Fragen der Führung und Kontrolle von Unternehmen in den Mittelpunkt öffentlichen Interesses gerückt und damit "Corporate Governance" zu einem aktuellen Thema in Deutschland und international gemacht. Als wichtige Konsequenz der Diskussion der Corporate Governance in Deutschland hat eine Regierungskommission unter Beteiligung des DGB (Cromme-Kommission) den Deutschen Corporate Governance Kodex erarbeitet. Dieser stellt Grundsätze guter Unternehmensführung auf. Aufsichtsrat und Vorstand jeder börsennotierten Aktiengesellschaft müssen jährlich gem. § 161 AktG in einer so genannten Entsprechenserklärung öffentlich darlegen, inwieweit das Unternehmen die Bestimmungen des Kodex anwendet.

Reformen auf dem Gebiet Corporate Governance brachte auch das Gesetz zur Transparenz und Publizität (TransPuG 2002; davor als Reform das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich KonTraG 1998) mit sich. Der DGB hat außerdem die gewerkschaftlichen Prinzipien für eine effektive Unternehmenskontrolle und die Rolle der ArbeitnehmervertreterInnen in Aufsichtsräten in den "Grundsätzen ordnungsgemäßer Aufsichtsratstätigkeit" (Arbeitshilfe 10 - Grundsätze ordnungsmäßiger Aufsichtsratstätigkeit der Hans-Böckler-Stiftung) zusammengefasst.

Handbuch Aufsichtsratspraxis Rnr. 93 f., S. 699ff.

Arbeitshilfen:
Grundsätze ordnungsmäßiger Aufsichtsratstätigkeit
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Weitere Informationen:
Mehr zum Thema "Corporate Governance"

Der rechtswissenschaftliche Begriff "Europäisches Gesellschaftsrecht" umfasst im wesentlichen vier Problembereiche:

1. Die inhaltliche Harmonisierung und Koordinierung des nationalen Rechts der Gesellschaften. Beispiele: Publizität (1. RiLi); Jahresabschluss (4. RiLi); Konsolidierter Abschluss (7. RiLi); im Entwurf: Struktur der AG (5. RiLi) und Konzern (9. RiLi)
2. Die gegenseitige Anerkennung der nationalen Gesellschaften; Beispiel: Niederlassung in anderen EU-Ländern
3. Die Herstellung der rechtlichen Möglichkeiten für die nationalen Gesellschaften, unter erträglichen steuerrechtlichen und praktischen Bedingungen über die einzelnen staatlichen Grenzen hinweg zu fusionieren und ihren Sitz zu verlegen; Beispiele: grenzüberschreitende Verschmelzung von Kapitalgesellschaften (Entwurf 10. RiLi); einfache Sitzverlegung über die Grenze (Entwurf 14. RiLi)
4. Schaffung übernationaler Gesellschaftsformen; Beispiele: Europäische Wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV), Europäische Aktiengesellschaft (SE ab 10/04) und Europäische Genossenschaft.

Handbuch Aufsichtratspraxis Rnr. 85 ff

Arbeitshilfen:
Die Europäische Aktiengesellschaft
Bestellmöglichkeit

Jeder Aufsichtsrat sollte sich eine Geschäftsordnung geben. So sieht es auch der Deutsche Corporate Governance Kodex, Ziffer 5.1.3, vor. Durch Beschluss mit einfacher Mehrheit legt der Aufsichtsrat in der Geschäftsordnung die Regeln für seine Zusammenarbeit fest. Das Recht dazu folgt aus seinem Selbstorganisationsrecht und bedarf keiner Grundlage in der Satzung. Es besteht zwar ein Regelungsvorrang der Satzung bzw. des Gesellschaftervertrags. Dennoch können Satzung und Geschäftsordnung nebeneinander stehen und sich ergänzen. Bestimmte Fragen der inneren Ordnung kann die Satzung nicht regeln (z. B. die Bildung von AR-Ausschüssen). Gegenstände für die Geschäftsordnung sind z. B. Regeln für die Einberufung der Sitzungen, für die Beschlussfassung, die Sitzungsleitung, die Protokollführung, die Einrichtung der Ausschüsse und für die sog. zustimmungsbedürftigen Geschäfte.

Handbuch Aufsichtsratspraxis Rnr. 341ff.

Arbeitshilfe:
Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats
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Der Aufsichtsrat kann dem Vorstand in Aktiengesellschaften eine Geschäftsordnung geben. Der Vorstand selbst kann sich eine Geschäftsordnung dann geben, wenn die Satzung den Erlass der Geschäftsordnung nicht dem Aufsichtsrat übertragen hat und der Aufsichtsrat eine Geschäftsordnung für den Vorstand nicht erlässt (§77 Abs. 2 AktG). Die Satzung kann dem Aufsichtsrat die Erlasskompetenz aber nicht entziehen. Die Geschäftsordnung regelt die Zusammenarbeit innerhalb des Vorstands - insbesondere die Geschäftsverteilung - und beeinflusst das Verhältnis zwischen Vorstand und Aufsichtsrat. Bei der Geschäftsverteilung ist auf den richtigen Zuschnitt der Ressorts zu achten; dies gilt besonders beim Arbeitsdirektor. In der Geschäftsordnung können auch die zustimmungsbedürftigen Geschäfte festgelegt werden.

Handbuch Aufsichtsratspraxis Rnr. 345, 636, 638

Hierzu gibt es vier Gesetze, nachfolgend aufgeführt in der Reihenfolge ihrer historischen Entstehung:

• Montanmitbestimmungsgesetz 1951
• Betriebsverfassungsgesetz 1952, ab Sommer 2004: Drittelbeteiligungsgesetz
• Montanmitbestimmungsergänzungsgesetz 1956
• Mitbestimmungsgesetz 1976

Dabei unterscheiden sich die Anwendungsbereiche nach Rechtsformen der Unternehmen, Arbeitnehmerzahlen und Branchenzugehörigkeit. 
 

Entsteht einer Gesellschaft durch die Pflichtverletzung von Aufsichtsratsmitgliedern ein Vermögensschaden, so ist jedes Aufsichtsratsmitglied, das diesen Schaden schuldhaft verursacht hat, zum Schadensersatz verpflichtet (§ 93 Abs. 2 AktG). Die Sorgfaltspflichten und die Verantwortlichkeit des Aufsichtsratsmitglieds regelt § 116 in Verbindung mit § 93 AktG (gilt auch für die GmbH). Ein in Anspruch genommenes Aufsichtsratsmitglied hat demnach im Streitfall zu beweisen, dass es die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Überwachers und Beraters angewandt hat. Neben der zivilrechtlichen Haftung ist an die Abberufung aus dem Aufsichtsrat oder an die strafrechtliche Verfolgung zu denken. In diesem Zusammenhang ist auch die Verschwiegenheitspflicht zu beachten.
Das Haftungsrisiko kann durch eine so genannte Directors & Officers-Versicherung (D&O-Versicherung) begrenzt werden. Dabei sind aber die meist umfangreichen Ausschlussklauseln zu beachten. Der Deutsche Corporate Governance Kodex fordert außerdem die Vereinbarung eines Selbstbehalts (siehe Ziffer 3.8.).

Aufsichtsratsmitglieder können die Abführung eines Teils ihrer Vergütung an die Hans-Böckler-Stiftung unter den Vorbehalt der Rückforderung für persönliche Inanspruchnahme stellen, die im Zusammenhang mit der Aufsichtsratstätigkeit entstehen könnten.

Handbuch Aufsichtsratspraxis Rnr. 765ff.

Der Vorstand ist zur Vorlage bestimmter Informationen an den Aufsichtsrat ohne ausdrückliche Aufforderung verpflichtet. Dazu gehören z. B. Quartals-, Sonder-, Jahres- und Planungsberichte (siehe im Einzelnen § 90 AktG; davon sind nur Teile in den Verweisungsvorschriften für die GmbH enthalten, weshalb der Aufsichtsrat hier durch Beschluss für eine vollständige Anwendung sorgen sollte). Die Informationen müssen rechtzeitig und in der Regel schriftlich gegeben werden. Die Informationen müssen außerdem den Aufsichtsrat in die Lage versetzen, den Vorstand ordnungsgemäß zu überwachen. Für den Aufsichtsrat besteht die Möglichkeit, eine Informationsordnung zu erlassen (siehe Ziffer 3.4. des Deutschen Corporate Governance Kodex). Ergänzend besteht ein erzwingbares Individualrecht auf Auskunft, und zwar jederzeit über alle Angelegenheiten der Gesellschaft (siehe § 90 Abs. 3 Satz 2 AktG). Auch Ausschüsse haben über ihre Arbeit regelmäßig dem Plenum zu berichten (§ 107 Abs. 3 Satz 3 AktG).

Handbuch Aufsichtsratspraxis, Rnr. 449ff.

Nimmt ein Mandatsträger weitere Funktionen neben seiner Tätigkeit als Aufsichtsrat wahr, kann es zu Interessenkonflikten kommen, die die Unabhängigkeit seiner Entscheidungen im Aufsichtsrat beeinträchtigen.. Auch ergibt sich daraus u. U. eine Kollision mit seinen Treuepflichten gegenüber dem Unternehmen. Denkbar ist dies z. B. bei gleichzeitiger Wahrnehmung mehrerer Aufsichtsrats- oder Vorstandsmandate oder im Falle einer Übernahme von Berater- oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Geschäftspartnern. Der Deutsche Corporate Governance Kodex, Ziffer 5.5., hat Regelungen für den Umgang mit solchen Konflikten aufgestellt. Sie sind als Ausfluss der Treuepflicht gegenüber dem Unternehmen und der daraus resultierenden Sorgfaltspflicht eines jeden Aufsichtsratsmitglieds zu sehen. Oberstes Prinzip: Jedes Organmitglied ist dem Unternehmensinteresse verpflichtet, und es darf bei den Entscheidungen keine persönlichen Interessen verfolgen. Interessenkonflikte sind laut Kodex dem Aufsichtsrat gegenüber offen zu legen. Dieser hat wiederum eine Informationspflicht gegenüber der Hauptversammlung. Das Thema Unabhängigkeit wird fälschlicherweise vielfach dazu genutzt, um gegen Gewerkschaftsvertreter in Aufsichtsräten zu argumentieren. Diese Haltung ist insoweit zurückzuweisen, als die Unternehmensmitbestimmung ein gesetzlich verankertes, verfassungskonformes Prinzip demokratischer Beteiligung von Arbeitnehmern ist.

Handbuch Aufsichtsratspraxis Rnr. 749ff

Der Jahresabschluss bietet Informationen zur Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens im abgelaufenen Geschäftsjahr. Hierzu dienen die einzelnen Bestandteile: Bestandsrechnung zum Stichtag (Bilanz) und Erfolgsrechnung über die gesamte Periode, üblicherweise ein Jahr (Gewinn- und Verlustrechnung). Die rechtliche Grundlage zur Erstellung des Jahresabschlusses bilden die §§ 242 ff. des HGB. Kapitalgesellschaften haben den Jahresabschluss um einen Anhang zu erweitern, der die Informationen von Bilanz und Erfolgsrechnung interpretiert und ergänzt. Regelungen zum Jahresabschluss der Kapitalgesellschaften finden sich in den § 264 ff. HGB. Weitere Rechenwerke, z. B. eine Kapitalflussrechnung, können zusätzlich enthalten sein. Größere Kapitalgesellschaften müssen außerdem einen Lagebericht vorlegen, in dem die wirtschaftliche Entwicklung im abgelaufenen Geschäftsjahr zu schildern ist und Informationen zu den Risiken in der Zukunft zu geben sind.

Der Jahresabschluss dient als Bemessungsgrundlage für den ausschüttbaren Gewinn des Unternehmens und die Unternehmenssteuern. Gesetzlich fixierte Prinzipien sollen sicherstellen, dass das Eigenkapital der Gesellschaft erhalten bleibt und die Gläubiger darauf vertrauen können, dass die gezeigten Vermögenswerte der Gesellschaft nicht überbewertet sind (Gläubigerschutz). Dominanter Grundsatz des deutschen Jahresabschlusses nach HGB ist das Vorsichtsprinzip: Danach sind Vermögenswerte und Verpflichtungen vorsichtig zu bilanzieren. Im Zweifel sollen künftige Belastungen immer berücksichtigt werden, künftige Chancen hingegen nicht.

Auf diese Weise entstehen zwangsläufig stille Reserven im Jahresabschluss. Weil er zusätzlich durch die Wahrnehmung von Wahlrechten und durch sachverhaltsgestaltende Maßnahmen beeinflusst ist, bedarf es zum richtigen Verständnis einer vertieften Jahresabschlussanalyse.

Handbuch Aufsichtsratspraxis Rnr. 659

Der Akt der Konstituierung wird vollzogen für die erstmalige Zusammensetzung des Aufsichtsrates, aber auch für jede neue Amtsperiode.

Bei der erstmaligen Konstituierung sollte die Satzung/der Gesellschaftsvertrag vorliegen. Sodann sind der Vorsitzende des Aufsichtsrates und sein(e) Stellvertreter zu wählen. Es ist über eine Geschäftsordnung des Gremiums zu befinden und über die Einsetzung von Ausschüssen und deren Besetzung. Wichtig ist auch die Festlegung zustimmungsbedürftiger Geschäfte, eine Informationsordnung für die Unternehmensleitung und deren Geschäftsordnung.

Zu Beginn einer neuen Amtsperiode sind die Ämter neu zu verteilen (Vorsitz, Stellvertreter und Ausschüsse). Darüber hinaus sollten hier die vorhandenen Regularien überprüft werden (Evaluierung, dies allerdings auch während der laufenden Periode).

Handbuch Aufsichtsratspraxis Rnr. 338 ff., 351 ff. und 376 ff.

Die Gesetze über die Arbeitnehmerbeteiligung im Aufsichtsrat enthalten keine eigene Konzerndefinition. Ausgangspunkt (kraft Verweisung) ist § 18 Abs. 1 AktG. Danach versteht man unter einem Konzern die Zusammenfassung mehrerer Unternehmen unter einheitlicher Leitung. Man unterscheidet zwischen dem herrschenden Unternehmen und den abhängigen. Die Abhängigkeit wird vermutet bei Mehrheitsbesitz (§ 17 Abs. 2 AktG). Von abhängigen Unternehmen wird umgekehrt vermutet (Konzernvermutung), dass sie mit dem herrschenden Unternehmen einen Konzern bilden (sog. faktischer Konzern). Unwiderleglich wird vermutet, dass ein Konzern vorliegt bei Beherrschungsvertrag zwischen den Unternehmen oder bei Eingliederung (letzteres nur bei AG möglich), sog. Vertragskonzern.

Handbuch Aufsichtsratspraxis Rnr. 199 ff.

Weitere Informationen:
Zum Konzernrechtslexikon der Hans-Böckler-Stiftung

Die isolierte Betrachtung einzelner Unternehmen, die mit anderen Unternehmen durch Anteilsbesitz verflochten sind, ist nur begrenzt sinnvoll. Vielmehr muss immer dann, wenn ein Unternehmen ("Mutterunternehmen") ein anderes ("Tochterunternehmen") beherrscht, der Blick auf beide Unternehmen gerichtet werden. Hierzu dient der Konzernabschluss, der sowohl die Mutter als auch die mit ihr verbundenen Töchter umfasst. Der Konzernabschluss betrachtet alle Unternehmen, die dem Konzern angehören ("Konsolidierungskreis") so, als wären sie ein einziges Unternehmen. Dazu werden alle Kapitalverflechtungen, innerkonzernlichen Ausleihungen und sämtliche Geschäfte, die die Konzern-Unternehmen untereinander abgewickelt haben, aus den zusammengefassten Jahresabschlüssen herausgerechnet ("Konsolidierung"). Der Konzernabschluss wird grundsätzlich nach den Regeln der §§ 297 ff. HGB aufgestellt. Ab 2005 gilt für kapitalmarktorientierte Konzerne europaweit die Verpflichtung, den Konzernabschluss nach den "International Accounting Standards" bzw. "International Financial Reporting Standards" (IAS/IFRS) aufzustellen. Weiterhin legen einige an US-Börsen notierte Muttergesellschaften den Konzernabschluss nach den US-Standards vor (US-GAAP = "US-Generally Accepted Accounting Principles"). Spätestens 2007 müssen auch diese Konzernabschlüsse auf Basis der IAS/IFRS aufgestellt werden.

Handbuch Aufsichtsratspraxis Rnr. 659 ff.

Der (Konzern-)Lagebericht ist ein eigenständiges Informationsinstrument der externen Rechnungslegung von Unternehmen und Konzernen neben dem Jahres- bzw. Konzernabschluss.

Zur Aufstellung eines Lageberichtes verpflichtet sind große und mittelgroße Kapitalgesellschaften (§ 264 Abs. 1 HGB) im Sinne des § 267 Abs. 2 und 3 HGB, Genossenschaften (§ 336 Abs. 1 HGB) und nach dem Publizitätsgesetz rechnungslegungspflichtige Gesellschaften, die keine Personengesellschaften und Einzelkaufleute sind (§ 5 PublG). Einen Konzernlagebericht müssen Gesellschaften verfassen, die auch zur Erstellung eines Konzernabschlusses verpflichtet sind (§ 290 Abs. 1).

Der Lagebericht ist wie der Jahresabschluss von den gesetzlichen Vertretern der Gesellschaft in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahres für das vergangene Geschäftsjahr aufzustellen. Für den Konzernlagebericht und den Lagebericht von Genossenschaften verlängert sich die Aufstellungsfrist auf fünf Monate.
Der (Konzern-) Lagebericht ergänzt die Informationen des Jahresabschlusses (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung). Ziel ist eine umfassende Darstellung der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens bzw. des Konzerns in seiner Gesamtheit.
Wesentlicher Bestandteil ist ein Überblick über die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens im abgelaufenen Geschäftsjahr sowie die Darstellung von Risiken der künftigen Unternehmensentwicklung (Wirtschaftsbericht).

Außerdem soll der (Konzern-) Lagebericht die wesentlichen Entwicklungen erläutern, die nach dem Bilanzstichtag eingetreten sind (Nachtragsbericht), Angaben zur voraussichtlichen Entwicklung der Gesellschaft machen (Prognosebericht) und Auskunft über ihre Forschungs- und Entwicklungsarbeit geben (Forschungs- und Entwicklungsbericht).

Jahres- und Konzernabschlüsse sollen vertiefte Einblicke in die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens ermöglichen. Damit die so gebotenen Informationen verlässlich und mit denen anderer Unternehmen vergleichbar sind, bedarf es eines gemeinsamen verpflichtenden Regelwerkes. Die Rechnungslegung deutscher Unternehmen richtet sich grundsätzlich nach den Vorschriften des HGB. Es basiert auf der Idee des Gläubigerschutzes und ist dem Vorsichtsprinzip verpflichtet. Das heißt, Ansatz und Bewertung von Vermögenswerten haben vorsichtig zu erfolgen, Überbewertung soll ausgeschlossen werden. Dagegen sind Risiken relativ weitgehend zu berücksichtigen.

Die Konzernabschlüsse kapitalmarktorientierter Unternehmen werden zunehmend nach anderen Regelwerken erstellt. Hintergrund hierfür ist vor allem die Verpflichtung aller an einer US-amerikanischen Börse notierten Unternehmen, unabhängig vom bisherigen Konzernabschluss noch einen solchen nach den US-Regeln (US-Generally Accepted Accounting Principles, US-GAAP) aufzustellen. Bei den US-GAAP handelt es sich um eine umfassende Sammlung vieler detaillierter Einzelregeln für jeweils abgegrenzte Bilanzierungstatbestände. Daher spricht man auch von regelungsorientierten Standards. Sie sind im Gegensatz zu den deutschen Vorschriften auf die Interessen der Investoren ("Investorenschutz") ausgerichtet. Das deutsche Vorsichtsprinzip wird in den USA als Verzerrung einer anzustrebenden "fairen Darstellung" (true and fair view) angesehen.

Ab 2005 müssen europaweit die kapitalmarktorientierten Unternehmen den Konzernabschluss nach den "International Accounting Standards / International Financial Reporting Standards" (IAS/IFRS) aufstellen. Sie werden von einer privatrechtlich fundierten international zusammengesetzten Expertenorganisation mit Sitz in London festgelegt, dem "International Accounting Standards Board" (IASB). Im Gegensatz zu den US-GAAP handelt es sich bei den IAS/IFRS um prinzipienorientierte Normen, wenn auch zunehmend Einzelregelungen Eingang finden. Dafür sorgt nicht zuletzt der starke Einfluss der amerikanischen Standardsetter in den Gremien des IASB.

Zu europäischem zwingenden Recht werden die einzelnen Standards der IAS/IFRS aufgrund eines jeweiligen Verfahrens zur Anerkennung (Endorsement) durch ein EU-Gremium.

Handbuch Aufsichtsratspraxis Rnr. 660

Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, Risiken zu erkennen und zu bewältigen, wenn es auf Dauer Erfolg haben will. Daher ist ein funktionierendes Risikomanagement Basis erfolgreichen Managements. Dennoch hat es der Gesetzgeber für erforderlich gehalten, den Aktiengesellschaften vorzuschreiben, dass sie ein Überwachungssystem zur Früherkennung von den Fortbestand gefährdenden Entwicklungen einrichten (§ 91 Abs. 2 AktG). Motivation war die zunehmende Zahl von Firmenzusammenbrüchen, die zum Teil offenbar auf das Fehlen einer Risikofrüherkennung und eines Systems zur Bewältigung der Risiken zurückzuführen war.

Das Gesetz macht keine Vorgaben zur Ausgestaltung des Risikomanagements. Die gesetzeskonforme Umsetzung richtet sich daher vor allem nach dem organisatorischen Umfeld und den wirtschaftlichen Bedingungen des Unternehmens. Mindestens müssen aber ein System zur Identifikation, Bewertung und Überwachung von Risiken und ein Katalog mit Maßnahmen zur Bewältigung problematischer Entwicklungen vorhanden sein. Alle Elemente des Risikomanagements sind zu dokumentieren. Bei börsennotierten Gesellschaften unterliegt das Überwachungssystem der Prüfung durch den Abschlussprüfer (§ 317 Abs. 4 AktG).

Für die GmbH gibt es zwar keine ausdrückliche Regelung zum Risikomanagement, aber den in der Gesetzesbegründung zum KonTraG erkennbaren Willen des Gesetzgebers, auch von ihr - je nach Größe und Geschäftsfeldern - ein solches System zu fordern. Es gehört danach zu den selbstverständlichen Pflichten eines gewissenhaften Geschäftsführers, ein Risikomanagement- und -überwachungssystem einzurichten.

Handbuch Aufsichtsratspraxis Rnr. 681

Arbeitshilfen:
Praktische Hinweise zum sogenannten Risikomanagement
Download und Bestellmöglichkeit

Die Feststellung, nach welchen gesetzlichen Vorschriften der Aufsichtsrat eines Unternehmens zu bilden oder zusammenzusetzen ist, kann für alle Gesellschaftsformen nur in einem förmlichen Verfahren gem. §§ 97-99 AktG getroffen werden. Man unterscheidet:

• den unstreitigen Fall, also die Bekanntmachung der Unternehmensleitung über die künftige Zusammensetzung, gegen die niemand das Gericht anruft. Einen Monat nach dieser Bekanntmachung kann eine Hauptversammlung die neue Zusammensetzung dann festlegen und die Satzung anpassen. Geschieht dies nicht, ist sieben Monate nach der Bekanntmachung der alte Aufsichtsrat aus dem Amt geschieden (§ 97 AktG).
• den streitigen Fall, also die Klärung der richtigen Zusammensetzung des Aufsichtsrates durch ein Verfahren der sog. freiwilligen Gerichtsbarkeit beim zuständigen Landgericht. Einzelheiten können einem Merkblatt entnommen werden.

Handbuch Aufsichtsratspraxis Rnr. 287 ff

Nimmt ein Mandatsträger weitere Funktionen neben seiner Tätigkeit als Aufsichtsrat wahr, kann es zu Interessenkonflikten kommen, die die Unabhängigkeit seiner Entscheidungen im Aufsichtsrat beeinträchtigen.. Auch ergibt sich daraus u. U. eine Kollision mit seinen Treuepflichten gegenüber dem Unternehmen. Denkbar ist dies z. B. bei gleichzeitiger Wahrnehmung mehrerer Aufsichtsrats- oder Vorstandsmandate oder im Falle einer Übernahme von Berater- oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Geschäftspartnern. Der Deutsche Corporate Governance Kodex, Ziffer 5.5., hat Regelungen für den Umgang mit solchen Konflikten aufgestellt. Sie sind als Ausfluss der Treuepflicht gegenüber dem Unternehmen und der daraus resultierenden Sorgfaltspflicht eines jeden Aufsichtsratsmitglieds zu sehen. Oberstes Prinzip: Jedes Organmitglied ist dem Unternehmensinteresse verpflichtet, und es darf bei den Entscheidungen keine persönlichen Interessen verfolgen. Interessenkonflikte sind laut Kodex dem Aufsichtsrat gegenüber offen zu legen. Dieser hat wiederum eine Informationspflicht gegenüber der Hauptversammlung. Das Thema Unabhängigkeit wird fälschlicherweise vielfach dazu genutzt, um gegen Gewerkschaftsvertreter in Aufsichtsräten zu argumentieren. Diese Haltung ist insoweit zurückzuweisen, als die Unternehmensmitbestimmung ein gesetzlich verankertes, verfassungskonformes Prinzip demokratischer Beteiligung von Arbeitnehmern ist.

Handbuch Aufsichtsratspraxis Rnr. 749ff

Die Aufsichtsratsmitglieder sind ebenso wie der Vorstand verpflichtet, über vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, Stillschweigen zu bewahren. So steht es seit 1965 in §§ 93, 116 AktG. Erst durch das Transparenz- und Publizitätsgesetz 2002 ist eine ergänzende Formulierung in § 116 AktG hinzugekommen: Die Aufsichtsratsmitglieder sind insbesondere zur Verschwiegenheit über erhaltene vertrauliche Berichte und vertrauliche Beratungen verpflichtet (siehe auch Corporate Governance Kodex, Ziffer 3.5, den Vertraulichkeitsbestimmungen unterworfen sind auch eingeschaltete Mitarbeiter).

Es kann niemand daran liegen, dem Unternehmen durch Verstöße hier einen Schaden zuzufügen Auch ist die Zusammenarbeit der Gremien zu schützen. Andererseits sind Ansätze, nicht mehr als den Termin bekannt geben zu dürfen oder den Vorstand als das für die Öffentlichkeitsarbeit allein zuständige Gremium zu erklären, viel zu eng. Hier geht es schon um ein objektivierbares Unternehmensinteresse, und die Zusammenarbeit im Gremium ist kein alles überhöhender Selbstzweck.

Besonderheiten gilt es im Zusammenhang mit dem sog. Insiderrecht zu beachten. Aufsichtsräte sind sog. Primärinsider i. S. d. § 13 Wertpapierhandelsgesetz. Ihnen ist nicht nur selbstverständlich die Ausnutzung ihrer Kenntnisse für den Handel mit Wertpapieren verboten, sondern auch die unbefugte Mitteilung oder Zugänglichmachung von Insidertatsachen. Andererseits hat der Vorstand nach § 15 WpHG für die unverzügliche Veröffentlichung von kursrelevanten Tatsachen zu sorgen.

Handbuch Aufsichtsratspraxis Rnr. 522 ff.


Arbeitshilfen:
Verschwiegenheitspflicht
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Insiderrecht
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Hierbei handelt es sich um Geschäftsvorhaben des Managements, die nur mit Zustimmung des Aufsichtsrats vorgenommen werden dürfen. Sie sind Element der vorbeugenden Überwachung und Beratung. In AGs und GmbHs hat die Satzung oder der Aufsichtsrat zu bestimmen, dass bestimmte Arten von Geschäften nur mit Zustimmung des Aufsichtsrats vorgenommen werden dürfen (§ 111 Abs. 4 AktG in der Fassung Sommer 2002. Durch Verweisung in § 25 MitbestG bzw. § 1 Abs.1 Nr. 2 Satz 2 DrittelbG gilt dies auch für alle GmbH). Die inhaltliche Ausgestaltung hat der Aufsichtsrat selbst zu bestimmen; Generalklauseln sind hier nicht zulässig. Gem. Ziffer 3.3. des Deutschen Corporate Governance Kodex gehören hierzu Entscheidungen und Maßnahmen, die die Vermögens- Finanz und Ertragslage des Unternehmens bzw. Konzerns grundlegend verändern. Verweigert der Aufsichtsrat in einem solchen Fall die Zustimmung, so bleibt dem Vorstand die Möglichkeit, eine Entscheidung der Hauptversammlung mit Dreiviertelmehrheit herbeizuführen. Zustimmungspflichtige Geschäfte können in der Satzung bzw. dem Gesellschaftervertrag, in der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats, in der Geschäftsordnung des Vorstands oder in einzelnen Beschlüssen des Aufsichtsrats festgelegt werden.

Handbuch Aufsichtsratspraxis, Rnr. 647ff., 695

Arbeitshilfe:
Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats
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